A Communitas Alapítvány elszámolási szabályzata a Művelődés-, Ifjúsági-, Sport-, Szórvány Szaktestületek által támogatott rendezvényekre 2024

A Romániai Magyar Demokrata Szövetség által kiírt és a Communitas Alapítvány által lebonyolított pályázatok utófinanszírozásúak, a támogatás összegét helyes elszámolás átadása után kaphatja meg a pályázó. Nem kerül sor támogatói szerződés megkötésére. A megnyert összeget a pályázó szervezet átszámlázza. 

Az elszámolásnak tartalmaznia kell:

1. a pályázó szervezet által a Communitas Alapítvány nevére (Fundaţia Communitas, Cod Fiscal 10411135, Cluj Napoca, Str. Republicii nr. 60, Cod IBAN: RO85 BRDE130SV56203011300, BRD Cluj) kiállított eredeti számlát, a következő szöveggel: Recuperare cheltuieli conform anexelor pt. proiect ...........(a pályázat iktatószáma)

A számlához mellékelni kell egy, a pályázó szervezet pontos számlaszámát tartalmazó fénymásolt banki kivonatot, vagy banki igazolást.

Figyelem! Nem szükséges e-számlát kiállítani, a 2024. január 1-től életbe lépő e-számla törvény nem vonatkozik két nonprofit társaság közötti pályázati elszámolásra!

2. az elszámolni kívánt, a pályázó szervezet nevére kiállított számlák és azok kifizetési bizonylatainak (kasszanyugta/nyugta/utalási bizonylat/bankszámlakivonat) másolatát.

       Figyelem! A számlák záradékolása és hitelesítése kötelező, a következő módon:

• minden elszámolni kívánt eredeti számlára írják rá: Decontat la Fundaţia Communitas suma de xxx (amekkora összeget az illető számlából elszámolnak) lei conform proiect ... (iktatószám), majd a felirattal együtt fénymásolják azt,
• pecsételjék le és írják alá a fénymásolt dokumentumokat, feltüntetve rajtuk, hogy megegyeznek az eredetivel, a következő szöveg segítségével: Conform cu originalul. 

3. egy román nyelvű tartalmi, tevékenységi beszámolót, amely tartalmazza: a rendezvény időpontját és időtartamát, helyszínét, célját, elért eredményeket, résztvevők számát, a fellépő együttesek, színtársulatok, stb. nevét (ha volt ilyen), más forrásból való költség-hozzájárulás nagyságrendjét, rövid tartalmi ismertetőt a rendezvényről. A beszámolót kérjük a programfelelős által aláírni! 

4. magyar nyelvű beszámolót a programról, amelyet a pályázó megjelenít saját honlapján (amennyiben rendelkezik vele) és/vagy Facebook oldalán. A beszámolóban kérjük feltüntetni a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és a Communitas Alapítványt, mint támogatókat/főtámogatókat; 

5. a programban résztvevők listáját;

6. a költségek román nyelvű összesítőjét, a http://communitas.ro/main/cikkek/single/letoltheto-tablazatok oldalról letölthető modell alkalmazásával. A költségösszesítőt kérjük a programfelelős által aláírni!

• A költségösszesítőben kötelező (a pályázatban megjelölt, minimum 10%) önrész feltüntetése is. A saját forrásból, vagy más támogatók által finanszírozott költségek számláinak adatait szükséges ebbe a táblázatba felvezetni.

7. díjak/jutalmak elszámolása esetén a díjazottak listáját;

8. képzés elszámolása esetén a képzési anyagot;

9. a programról beszámoló újságcikket; népszerűsítő anyagok egy-egy példányát (plakát, szórólap, oklevél, stb.); fotókat.

• A népszerűsítő anyagokon kérjük, tüntessék fel a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és a Communitas Alapítványt, mint támogatókat/főtámogatókat.

A pályázók a program megvalósítása folyamán és a saját honlapjukon (feltéve, ha rendelkeznek) kötelezően fel kell tüntessék a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és Communitas Alapítványt, mint támogatókat. Abban az esetben, ha a program támogatóinak körében a Romániai Magyar Demokrata Szövetség és a Communitas Alapítvány hozzájárulása a legjelentősebb, főtámogatóként kell megjeleníteni.

A felhasználandó logókat elektronikus formában töltse le a www.communitas.ro honlapról, vagy kérje a communitas@rmdsz.ro e-mail címen.

A következő költségeket lehet elszámolni:

• szállás:
  • egy éjszaka szállásköltsége legtöbb 130 RON/fő/éj lehet,
  • a számla mellé kérjük mellékeljen a szállásadó által lepecsételt és aláírt szállásdiagramot;

• szállítás:
  • szállítási szolgáltatás elszámolása esetén: csatolni kell a szolgáltatói szerződés másolatát is;
  • a szervezéshez kapcsolódó kiszállások esetében szükséges: menetlevél vagy kiszállási lap fénymásolata, az utazási bizonylatok (jegyek, üzemanyag-bonok) fénymásolatai, valamint a használati megállapodás fénymásolata (ha az autó, amelynek üzemanyag-költségét elszámolják, nem a pályázó szervezet tulajdonában van). Figyelem! Az üzemanyag fogyasztást 7,5 l/100 km-rel kell számolni.
  • útiköltség-térítés (résztvevőknek, meghívottaknak) esetében: az utazási bizonylatok (jegyek, üzemanyag-bonok) fénymásolatait, valamint az elszámolási ív fénymásolatát szükséges mellékelni. Figyelem! Az üzemanyag fogyasztást 7,5 l/100 km-rel kell számolni.

• népszerűsítő anyagok (szórólap, plakát, kitűző stb.):
  • kérjük, mellékeljen egy-egy példányt a megvalósított népszerűsítő anyagokból, ezeken kötelezően fel kell tüntetni a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és a Communitas Alapítványt, mint támogatókat/főtámogatókat;

• fogyóanyagok, eszközök, leltári tárgyak;
  • a megvásárolt eszközök, leltári tárgyak egyenként legtöbb bruttó 2.500 lej értékűek lehetnek. Ezek számláihoz kérünk mellékelni egy lepecsételt és aláírt román nyelvű nyilatkozatot, amelyben saját felelősségükre vállalják, hogy az illető tárgyat leltárba vették, a megpályázott programnak megfelelően fogják használni és legalább 5 évig nem idegenítik el!

• díjak, jutalmak (pénzbeli jutalmakat nem áll módunkban elszámolni);
  • szükséges mellékelni egy listát a díjak megnevezésével, a díjazottak nevével és aláírásával;

• szolgáltatások: terembér, hangosítás és más eszközök bérleti díja, valamint egyéb szolgáltatások:
  • a számla és annak kifizetési bizonylata mellett csatolni kell a szolgáltatói szerződés másolatát is.

• étkezés és étkezési alapanyagok:
  • A résztvevők étkeztetésére, illetve protokoll költségekre nem számolható el több, mint a megítélt összeg 25%-a. Nem lehet szeszesitalt elszámolni.
  • a számla mellé csatoljon egy táblázatot, amely tartalmazza a személyek számát, elszámolt étkezés típusát.

A megnyert összeg felvételének módja:

• banki átutalással
• a pályázatban megnyert összeget utaljuk a pályázó szervezet bankszámlájára, a számlán feltüntetett adatok szerint.

Az elszámolás határideje: legtöbb 30 nappal a rendezvény lezajlása után. A 2024. decemberben lezajló programok végső elszámolási határideje 2025. január 20.  

Amennyiben a támogatott rendezvény időpontja a pályázati eredmények meghirdetése előtti, a támogatási összeget a meghirdetést követő 30 napon belül lehet elszámolni.

Folyamatos programok esetén lehetőség van időközi elszámolás benyújtására is. Ez esetben a támogatás folyósítása is több részletben történik.

A program időpontjának vagy helyszínének változásáról kérjük írásban értesítse az Alapítványt a pályázatban megjelölt programidőpont előtt legalább 2 héttel. A Szaktestületnek címzett kérést a communitas@rmdsz.ro címre kell emailben elküldeni.

A program költségvetésének változásáról kérjük írásban értesítse az Alapítvány gazdaségi irodáját a pályázatban megjelölt programidőpont előtt legalább 2 héttel. A kérést a ferenczkata@rmdsz.ro címre kell emailben elküldeni.

A határidőt meghaladó utólagos módosító kérelmeket és elszámolásokat nem áll módunkban elfogadni.

            Az elszámolást kérjük elküldeni a Communitas Alapítvány gazdasági irodájának a következő címre:

Fundaţia Communitas – Departamentul Economic

(Márton Katalin részére)

400489 Cluj Napoca, Str. Republicii, Nr. 60

Jud. Cluj

A támogatás nem kerül kifizetésre, ha a pályázó:

• nem tartotta be az elszámolási szabályokat;
• a pályázatban feltüntetett időpont utáni 30 napon belül, 2024. decemberi programok esetében pedig 2025. január 20-ig nem számol el;
• nem tartotta be a pályázatban megjelölt időpontot, helyszínt, vagy nem rendelkezik az időpont, helyszín módosítására vonatkozó jóváhagyással a Communitas Alapítványtól;
• nem a pályázatban megjelenő költségvetési tételeket számolja el, vagy nem rendelkezik a költségvetés módosítására vonatkozó jóváhagyással a Communitas Alapítvány gazdasági irodájától;
• rendezvényén, kiadványaiban, honlapján, népszerűsítő anyagain nem tüntette fel a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és a Communitas Alapítványt, mint támogatókat/főtámogatókat, a honlapról letölthető aktuális logók alkalmazásával.

 

Hiányos elszámolás esetében a Communitas Alapítvány gazdasági irodája e-mailben értesíti a pályázat programfelelősét (a pályázatban megjelölt e-mail címen) az elszámolás hiányosságairól és annak kiegészítési lehetőségeiről. Amennyiben a programfelelős elérhetősége megváltozik, kérjük az új e-mail címet tüntesse fel a beküldött elszámolás címoldalán. Az elszámolás kiegészítésének beküldési határideje az értesítést követő 14 naptári nap.

Elszámolási szabályzatunk követi a romániai Etnikumközi Kapcsolatok Hivatalának, valamint az európai- és magyarországi támogatási rendszerek elszámolási modelljeit. 

Ha kérdéseik merülnek fel, forduljanak Márton Katalin gazdasági irodavezetőhöz (tel: 0264-592412, 0735-401778, e-mail cím: ferenczkata@rmdsz.ro).

Letölthető szabályzat