A Communitas Alapítvány elszámolási szabályzata az Utazástámogatás Szaktestület által támogatott külföldi utazásokra 2024

A támogatás folyósítása elszámolási rendszerben történik: a megítélt összeget a helyes elszámolás átadása után kapja meg a pályázó.

Csak a Romániából külföldre való ki- és hazautazás költsége számolható el. A külföldi helyi szállítás (metró, városi busz, stb.) nem elszámolható költség.

A megítélt összeg 70%-a az utazást megelőzően előlegként felvehető a Communitas Alapítvány gazdasági irodájában (Kolozsvár, Republicii utca 60 szám, földszint 1. ajtó), melyet a pályázó a program lejártával köteles elszámolni. A fennmaradt 30%-ot a teljes elszámolás bemutatása után kapja kézhez a támogatott.

Az utazástámogatás előlegének átvételéhez szükséges iratok:

1. személyazonossági igazolvány másolata.

Az utazástámogatás elszámolásához szükséges iratok:

1. rövid román nyelvű beszámoló. A beszámolónak tartalmaznia kell: az utazás időpontját, az indulási és érkezési helyszínt, az utazás célját és annak megvalósulása által elért eredményeket. A beszámolót kérjük aláírni. 

2. román nyelvű költségösszesítő az utazási bizonylatokról (költségtípus, számla kiállítója, a bizonylat száma/kódja, összeg, végösszeg). Amennyiben külföldi pénznemmel kifizetett utazási jegyeket számolnak el, kérjük ezeket átszámolni román lejre a bizonylat kiállításának dátuma szerinti Román Nemzeti Bank napi árfolyamán. Az összesítőt kérjük aláírni.
3. a pályázó személy nevére, utazásra kiállított eredeti bizonylatok (számlák és nyugták/banki kifizetési bizonylatok) és/vagy jegyek. Interneten megrendelt jegyek esetében, kérjük csatolni a kinyomtatott számlát, és mellékelni a kifizetési bizonylatot (bankszámla kivonatot vagy nyugtát). Repülőjegyek esetében szükséges mellékelni az eredeti beszállókártyákat is.

4. a mesterkurzuson/fesztiválon/tudományos tanácskozáson való részvételről szóló bizonylat másolata. (pl. konferencia esetében a hivatalos program, amely tartalmazza az előadó nevét és az előadás címét, kurzuson való részvétel igazoló lapja, stb.)

5. az Európai Unió határain kívüli utazás esetén az útlevél fényképes, és a kiutazást igazoló pecsétes oldalainak fénymásolata.

A támogatásban részesült pályázók az utazástámogatás segítségével létrejött alkotásaik, kiadványaik megjelenítése, bemutatása során tüntessék fel a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és  a Communitas Alapítványt, mint támogatókat, a www.communitas.ro honlapról letölthető logók alkalmazásával!

A támogatás elszámolásának határideje a hazautazást követő legtöbb 30 naptári nap. A decemberben lezajló utazások végső elszámolási határideje 2025. január 20.

Az előleg felvételének, valamint az elszámolás bemutatásának szándékát legalább két nappal előtte jelezni kell telefonon a gazdasági irodavezetőnek a 0264-592412-es telefonszámon.

A támogatás kifizetése készpénzben történik a Communitas Alapítvány kolozsvári irodájában a pályázó, vagy egy a pályázó által írásban felhatalmazott személy részére.

A támogatás nem kerül kifizetésre, ha a pályázó:

• nem tartotta be az elszámolási szabályokat;
• a pályázatban feltüntetett időpont utáni 30 napon belül nem számol el;
• nem tartotta be a pályázatban megjelölt időpontot, vagy nem rendelkezik az időpont módosítására vonatkozó jóváhagyással a Communitas Alapítványtól. Az Utazástámogatási Szaktestületnek címzett kérést a program pályázatban megjelölt időpontja előtt legalább 2 héttel kell eljuttatni a communitas@rmdsz.ro címre;
• nem útiköltséget számol el;
• az utazástámogatás segítségével létrejött alkotásai, kiadványai megjelenítése, bemutatása során nem tüntette fel a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és a Communitas Alapítványt, mint támogatókat/főtámogatókat, a honlapról letölthető aktuális logók alkalmazásával;
• a nyertes pályázatra vonatkozó utazás elmaradása esetén a megítélt összeget más projektre használta fel.

Hiányos elszámolás esetében a Communitas Alapítány gazdasági irodája e-mailben értesíti a pályázat programfelelősét (a pályázatban megjelölt e-mail címen) az elszámolás hiányosságairól és annak kiegészítési lehetőségeiről. Az elszámolás kiegészítésének beküldési határideje az értesítést követő 14 naptári nap. 

További, elszámolásra vonatkozó kérdéseikkel forduljanak Márton Katalin gazdasági irodavezetőhöz (tel: 0264-592412, 0735-401778, e-mail cím: ferenczkata@rmdsz.ro).

 

Letölhető szabályzat