A Communitas Alapítvány elszámolási szabályzata az Egyetemi szakmai gyakorlatokat támogató Szaktestület támogatásaira 2026

A támogatás elszámolási rendszerben működik: a megítélt összeget a helyes elszámolás átadása/elküldése után kaphatja meg a pályázó.

 

I. Civil szervezetek támogatásának elszámolási szabályzata

 

A megnyert összeget a pályázó szervezet átszámlázza.

Az elszámolásnak tartalmaznia kell:

1. a pályázó szervezet által a Communitas Alapítvány nevére (Fundaţia Communitas, Cod Fiscal 10411135, Cluj Napoca, Str. Republicii nr. 60, Cod IBAN: RO 85 BRDE 130SV56203011300, BRD Cluj) kiállított számlát, a következő szöveggel: Recuperare cheltuieli conform anexelor pt. proiect ...........(a pályázat iktatószáma).

A számlához mellékelni kell egy, a pályázó szervezet pontos számlaszámát tartalmazó fénymásolt banki kivonatot, vagy banki igazolást.

A számlát elektronikusan szükséges kiállítani és kötelező feltölteni a SPV rendszerbe;

2. az elszámolni kívánt, a pályázó szervezet nevére kiállított számlák és azok kifizetési bizonylatainak (kasszanyugta/nyugta/utalási bizonylat/bankszámlakivonat) másolatát.

3. záradékolási nyilatkozatot: 2026-tól kezdődően a záradékolási folyamatot egy nyilatkozat váltja ki, amelynek formanyomtatványa innen tölthető le: https://communitas.ro/main/cikkek/single/letoltheto-tablazatok.

A nyilatkozatot a pályázó szervezet aláírási joggal rendelkező vezetője által szükséges aláírni;

4. egy román nyelvű tartalmi, tevékenységi beszámolót, amely tartalmazza: a gyakorlat időpontját és időtartamát, helyszínét, célját, elért eredményeket, résztvevők számát, más forrásból való költség-hozzájárulás nagyságrendjét, rövid tartalmi ismertetőt a programról. A beszámolót kérjük a programfelelős által aláírni;

5. magyar nyelvű beszámolót a programról, amelyet a pályázó megjelenít saját honlapján (amennyiben rendelkezik vele) és/vagy Facebook oldalán. A beszámolóban kérjük feltüntetni a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és a Communitas Alapítványt, mint támogatókat/főtámogatókat;
6. a programban résztvevők listáját;

7. a költségek román nyelvű összesítőjét, a http://communitas.ro/main/cikkek/single/letoltheto-tablazatok oldalról letölthető modell alkalmazásával.

A költségösszesítőben kötelezően fel kell tüntetni az önrész számláinak adatait is. A költségösszesítőt kérjük a programfelelős által aláírni;

8. a programról beszámoló újságcikket (ha van); népszerűsítő anyagokat (plakát, szórólap, oklevél, stb.) A népszerűsítő anyagokon kérjük tüntessék fel a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és a Communitas Alapítványt, mint támogatókat/főtámogatókat;

9. fotókat (néhány fotót nyomtatva, vagy valamilyen adathordozóra felírva).

A pályázók a program megvalósítása folyamán és a saját honlapjukon (feltéve, ha rendelkeznek) kötelezően fel kell tüntessék a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és Communitas Alapítványt, mint támogatókat. Abban az esetben, ha a program támogatóinak körében a Romániai Magyar Demokrata Szövetség és a Communitas Alapítvány hozzájárulása a legjelentősebb, főtámogatóként kell megjeleníteni.

A felhasználandó logókat elektronikus formában töltse le a www.communitas.ro honlapról, vagy kérje a communitas@rmdsz.ro e-mail címen.

A következő költségeket lehet elszámolni:

• szállás:
  • egy éjszaka szállásköltsége legtöbb 130 RON/fő/éj lehet,
  • a számla mellé kötelező mellékelni a szállásadó által lepecsételt és aláírt szállásdiagramot (diagramă de cazare);

• szállítás:
  • szállítási szolgáltatás elszámolása esetén: csatolni kell a szolgáltatói szerződés másolatát is;
  • a szervezéshez kapcsolódó kiszállások esetében szükséges: menetlevél vagy kiszállási lap fénymásolata, az utazási bizonylatok (jegyek/üzemanyag-bonok/elektromos autó feltöltésének számlája) fénymásolatai, valamint a használati megállapodás fénymásolata (ha az autó, amelynek üzemanyag-költségét elszámolják, nem a pályázó szervezet tulajdonában van). Figyelem! Az üzemanyag fogyasztást 7,5 l/100 km-rel, elektromos autó esetében 17,5 kWh/100 km-rel kell számolni.
  • útiköltség-térítés (résztvevőknek, meghívottaknak) esetében: az utazási bizonylatok (jegyek/üzemanyag-bonok/elektromos autó feltöltésének számlája) fénymásolatait, valamint az elszámolási ív fénymásolatát szükséges mellékelni. Figyelem! Az üzemanyag fogyasztást 7,5 l/100 km-rel, elektromos autó esetében 17,5 kWh/100 km-rel kell számolni.

• népszerűsítő anyagok (szórólap, plakát, kitűző stb.):
  • kérjük, mellékeljen egy-egy példányt a megvalósított népszerűsítő anyagokból, ezeken kötelezően fel kell tüntetni a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és a Communitas Alapítványt, mint támogatókat/főtámogatókat;

• fogyóanyagok, eszközök, leltári tárgyak;
  • a megvásárolt eszközök, leltári tárgyak egyenként legtöbb bruttó 2.500 lej értékűek lehetnek. Ezek számláihoz kérünk mellékelni egy lepecsételt és aláírt román nyelvű nyilatkozatot, amelyben saját felelősségükre vállalják, hogy az illető tárgyat leltárba vették, a megpályázott programnak megfelelően fogják használni és legalább 5 évig nem idegenítik el!
  • a nyilatkozat modellje letölthető innen: https://communitas.ro/main/cikkek/single/letoltheto-tablazatok;

• terembér, fordító-berendezés és más eszközök bérleti díja, valamint egyéb szolgáltatások:
  • csatolni kell a szolgáltatói szerződés másolatát is.

• étkezés és étkezési alapanyagok:
  • ékeztetési költségekre nem számolható el több, mint a megítélt összeg 25%-a. Nem lehet szeszesitalt elszámolni.
  • a számla mellé csatoljon egy táblázatot, amely tartalmazza a személyek számát, elszámolt étkezés típusát.

A megnyert összeg felvételének módja:

• banki átutalással
• a pályázatban megnyert összeget utaljuk a pályázó szervezet bankszámlájára, a számlán feltüntetett adatok szerint.

 

II. Magánszemélyek támogatásának elszámolási szabályzata

 

Az elszámolásnak a következőket kell tartalmaznia:

1. A pályázatban meghatározott, programban felmerült költségek számlái és azok kifizetési bizonylatai (nyugta, kasszabon), a Communitas Alapítvány nevére (Fundaţia Communitas, Cluj Napoca, Str. Republicii nr. 60, cod Fiscal 10411135, BRD Cluj, Cod IBAN: RO 85 BRDE 130SV56203011300) kiállítva, eredetiben.

2. egy román nyelvű tartalmi beszámoló, amely tartalmazza: a gyakorlat időpontját és időtartamát; helyszínét; célját; elért eredményeket; résztvevők számát; más forrásból való költség-hozzájárulás nagyságrendjét; rövid tartalmi ismertetőt a programról. A beszámolót kérjük aláírni!

3. magyar nyelvű beszámoló a programról,

4. a költségek román nyelvű összesítője, a http://communitas.ro/main/cikkek/single/letoltheto-tablazatok oldalról letölthető modell alkalmazásával. A költségösszesítőben kötelezően fel kell tüntetni az önrész pénzügyi bizonylatainak (számla, kasszabon, stb.) adatait is. A költségösszesítőt kérjük aláírni!

5. fotók (néhány fotó nyomtatva, vagy valamilyen adathordozóra felírva).

A pályázók a program megvalósítása folyamán és a saját honlapjukon (feltéve, ha rendelkeznek) kötelezően fel kell tüntessék a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és Communitas Alapítványt, mint támogatókat. A felhasználandó logókat elektronikus formában töltse le a www.communitas.ro honlapról, vagy kérje a communitas@rmdsz.ro e-mail címen.

A következő költségeket lehet elszámolni:

• szállás:
  • egy éjszaka szállásköltsége legtöbb 130 RON/fő/éj lehet,

• útiköltség:
  • szükségesek az eredeti, utazásra kiállított bizonylatok (számlák és nyugták/kasszabonok) és/vagy jegyek.
  • interneten megrendelt és a pályázó saját bankszámlájáról fizetett költségeket nem áll módunkban elszámolni.

• fogyóanyagok, irodaszerek,

• lapok -, folyóiratok előfizetései,
  • abban az esetben elszámolható, ha a számla és a kifizetési bizonylat is a Communitas Alapítvány nevére szól. Interneten megrendelt és a pályázó saját bankszámlájáról fizetett költségeket nem áll módunkban elszámolni.

• könyvek vásárlása,
  • abban az esetben elszámolható, ha a számla és a kifizetési bizonylat is a Communitas Alapítvány nevére szól. Interneten megrendelt és a pályázó saját bankszámlájáról fizetett költségeket nem áll módunkban elszámolni.

• étkezés.
  • Étkezési költségekre nem számolható el több, mint a megítélt összeg 25%-a. Nem lehet szeszesitalt elszámolni.

 

A megnyert összeg felvételének módja:

• készpénzben

• a megnyert összeget a Communitas Alapítvány gazdasági irodájában (Kolozsvár, Republicii utca 60 szám) veheti fel a pályázó, vagy a pályázó által írásban felhatalmazott személy. A támogatás elszámolásának szándékát kérjük, legalább két nappal azelőtt jelezzék a 0264-592412-es telefonszámon.

 

III. További tudnivalók

 

Az elszámolás határideje: legtöbb 30 nappal a szakmai gyakorlat lezajlása után. A 2026. decemberében lezajló szakmai gyakorlatok elszámolási határideje 2027. január 20.

            Az elszámolást kérjük eljuttatni a Communitas Alapítvány gazdasági irodájának a következő címre:

Fundaţia Communitas

400489 Cluj-Napoca, Str. Republicii, Nr. 60

Jud. Cluj

 

Magánszemélyek támogatása esetében, a pályázati összeg felvételére vonatkozó bejelentkezést követően, az elszámolás személyesen behozható az Alapítvány székhelyére.

 

A támogatás nem kerül kifizetésre, ha a pályázó:

• nem tartotta be az elszámolási szabályokat;
• a pályázatban feltüntetett időpont utáni 30 napon belül nem számol el;
• nem tartotta be a pályázatban megjelölt időpontot, helyszínt, vagy nem rendelkezik az időpont, helyszín módosítására vonatkozó jóváhagyással a Communitas Alapítványtól;
• nem a pályázatban megjelenő költségvetési tételeket számolja el, vagy nem rendelkezik a költségvetés módosítására vonatkozó jóváhagyással a Communitas Alapítvány gazdasági irodájától;
• rendezvényén, kiadványaiban, honlapján, népszerűsítő anyagain nem tüntette fel a Romániai Magyar Demokrata Szövetséget és a Communitas Alapítványt, mint támogatókat/főtámogatókat, a honlapról letölthető aktuális logók alkalmazásával;
• a nyertes pályázatra vonatkozó rendezvény elmaradása esetén a megítélt összeget más programra használta fel.

Hiányos elszámolás esetében a Communitas Alapítány emailben értesíti a pályázat programfelelősét (a pályázatban megjelölt e-mail címen) az elszámolás hiányosságairól és annak kiegészítési lehetőségeiről. Amennyiben a programfelelős elérhetősége megváltozik, kérjük, az e-mail címet tüntesse fel a beküldött elszámolás címoldalán. Az elszámolás kiegészítésének beküldési határideje az értesítést követő 14 naptári nap.

Figyelem: Amennyiben egy szervezet a támogatási összeget nem számolja el, vagy a program határidejét követő 30 napon belül nem indokolja meg írásban annak okát, a soron következő pályázati kiírásra beérkezett pályázatait a szaktestület nem részesíti támogatásban.

Elszámolási szabályzatunk követi a romániai Etnikumközi Kapcsolatok Hivatalának, valamint az európai és magyarországi támogatási rendszerek elszámolási modelljeit.

Ha kérdéseik merülnek fel, forduljanak Kovács Ákos gazdasági referenshez (tel: 0736-444437, 0735-401778, e-mail cím: kovacsakos@rmdsz.ro).

Letölthető szabályzat